همانطور که می‌دانید همه متخصصان حوزه کسب‌و‌کار معتقدند که منابع انسانی نقشی کلیدی در موفقیت و شکست کسب و کارها دارند، مدیران بایستی عملکرد افراد را از جنبه‌های مختلفی همچون انجام وظایف شغلی، انگیزه، مهارت‌ها و توانمندی، تخصص یا عدم تخصص و امثال آن، مورد بررسی قرار دهند. واضح است که هدف از ارزیابی عملکرد کارکنان و ارتقای آن دستیابی سریع‌تر و ساده‌تر به اهداف سازمانی است.
از جمله وظایف مدیران منابع انسانی این است که بتوانند اقداماتی را در جهت بهبود عملکرد افراد در بخش‌های مختلف سازمان انجام دهند. به عبارت دیگر کارشناسان حوزه منابع انسانی، سیستم ارزیابی عملکرد کارکنان را مجموعه اقداماتی می‌دانند که در جهت بهبود عملکرد کارکنان انجام می‌شود. این اقدامات می‌تواند شامل تغییراتی در حقوق و دستمزد افراد، درنظر گرفتن پاداش، آموزش مهارت‌های سخت و نرم و… باشد.
سیستم ارزیابی عملکرد کارکنان چیست؟
اگر بخواهیم یک تعریف تخصصی از سیستم ارزیابی عملکرد کارکنان داشته باشیم باید بگوییم: سیستمی است که عملکرد کارکنان از جهات مختلف شامل انجام وظایف، میزان پتانسیل نیروها و انگیزه و توانایی آنها به صورت منظم، در آن مورد ارزیابی قرار می‌گیرد.
این سیستم برای رشد و بهبود عملکرد نیروها و نتیجتاً ارتقای سازمان کار می‌کند. ذکر این نکته ضروری است که با توجه به تفاوت‌های اساسی که اغلب سازمان‌ها با یکدیگر دارند، به هیچ عنوان نمی‌توان یک چک لیست ارزیابی عملکرد ثابت برای کارکنان همه سازمان ها تدوین کرد.
در فرآیند ارزیابی عملکرد کارکنان به چه نکاتی باید دقت کرد؟
هدف از ایجاد این گونه سیستم‌های ارزیابی، موفقیت سازمان در همه جوانب آن است. برای طرح‌ریزی یک پرسشنامه ارزیابی عملکرد بهینه، حتما نکات زیر را مد نظر قرار دهید:
شاخص‌های ارزیابی عملکرد را به دقت انتخاب کنید
فکر کنید که بر چه اساسی می‌خواهید کارمندان را ارزیابی کنید. آیا پس از اتمام ارزیابی به دسته‌بندی خاصی باید برسید؟
از مهمترین شاخص‌های ارزیابی عملکرد کارکنان می‌توان به:
نتیجه ارزیابی ۳۶۰ درجه، ارزیابی شاخص خالص مروجان (NPS)، تعداد خطاها، تعداد فروش، تعداد محصولات تولید شده، میزان غیبت‌ها، میزان درآمد بر هر کارمند، تعداد تماس‌های مشتریان، کیفیت پاسخگویی به تماس‌ها، تعداد سرنخ‌ها یا لیدها یا اهداف مدیریتی اشاره کرد.
برای موقعیت‌های شغلی مختلف فرم‌های چک لیست ارزیابی عملکرد متفاوت آماده کنید
هر فرم دقیقا متناسب با شرایط کاری هر کارمند باید تنظیم شود. بعنوان مثال ارزیابی عملکرد کارمندان بخش فروش با ارزیابی عملکرد کارمندان بخش مالی بدلیل وظایف متفاوتی که دارند قطعا تفاوت‌های اساسی خواهد داشت. تدوین نمونه پرسشنامه ارزیابی و اشتراک‌گزاری آن با کارکنان در اکسل یکی دیگر از راه‌هایی است که می‌توانید به کار ببندید.
کلمات خود را به دقت انتخاب کنید
حتما از تئوری‌ها و مباحث هوش کلامی در این فرآیند استفاده کنید. کلمات ارزشمند، خوب، مفید و… گاها می‌توانند به جای یکدیگر استفاده شوند اما می‌دانیم که هریک بار معنایی مخصوص به خود را دارند. سوالات باید با لحن مناسبی پرسیده شوند در عین حال به طور کامل منظور شما را برسانند.
بخشی را به حرف‌های کارمندان اختصاص دهید
این مورد برای کارکنان بسیار خوشایند خواهند بود. زیرا ازین طریق به آنها نشان می‌دهید که برای تجربه کاریشان ارزش قائل شدید و باور دارید که ممکن است حین خدمت به نکاتی دست یافته باشند که از دید شما پنهان مانده است.
چه مواردی می‌توانند از جمله معیارهای ارزیابی عملکرد کارکنان باشند؟
همانطور که گفتیم برای ارزیابی کارکنان لازم است ابتدا معیارهای مهم سازمانی مشخص شوند سپس میزان عملکرد کارکنان براساس آنها سنجیده شود. مدیران باید این معیارها را اولویت‌بندی کنند و به هر یک امتیازی بدهند. برای مثال ممکن است در یک سازمان مسئولیت‌پذیری اولویت مدیریت باشد اما برای سازمانی دیگر میزان دانش و مهارت تخصصی نیرو اولویت اول را داشته باشد. در گام بعدی باید شاخص‌ها به نحوی که قابلیت ارزشیابی کارکنان داشته باشند تعیین شوند. مثلا اشاره به خصوصیات ذاتی افراد که یک مساله کاملا کیفی است گزینه مناسبی برای افزودن به فرم ارزیابی عملکرد کارکنان نیست. در اینجا برخی از شاخص‌هایی که می‌توانند به ارزیابی بهتر سازمان‌تان کمک کنند، را معرفی خواهیم کرد.
- نحوه انجام وظایف شغلی و کیفیت آن
- خلاقیت و نوآوری کارکنان
- میزان تخصص و دانش فرد
- ارتباط مؤثر با سایر افراد سازمان و همینطور مشتریان
- نظرات مشتریان نسبت به کارکنان و ارزیابی کارمندادن از دید آنها
- مدیریت زمان
- انضباط در کار
- میزان فروش شرکت
- رضایت کارکنان از مدیران و منابع سازمان
- میزان تعهد به کار و مسئولیت‌پذیری
- تلاش در جهت تحقق اهداف سازمان
- رعایت اصول اخلاقی
- رعایت اصول نظام آراستگی
- رعایت نکات ایمنی
- انجام اضافه کاری در مواقع لزوم
- حضور و غیاب
تحلیل ارزیابی عملکرد کارکنان توسط چه افرادی صورت می‌گیرد؟
برخی معتقدند این دیدگاه که تنها کارفرمایان، مدیران یا مدیران منابع انسانی می‌توانند نتیجه آزمون ارزیابی عملکرد را تحلیل کنند اشتباه است و نظر این افراد هم بخاطر تجربه نزدیک‌تری که به فرآیندهای اجرایی سازمان دارند، بسیار ارزشمند است:
- گروه ارزیابی: در برخی از سازمان‌های بزرگ گروهی با حضور سرپرستان و مدیرانی که با کارکنان در ارتباط هستند وجود دارد که تلاش می کند ارزیابی بی طرفانه ای نسبت به تحلیل عملکرد اعضای سازمان داشته باشد.
- خود افراد: با این شرط که با معیارهای ارزیابی عملکرد و ارزش‌های سازمان آشنا باشند، به خوبی می‌توانند اقدامات خود را تحلیل کنند. هرچند ممکن است از خطاهای خود چشم‌پوشی کنند یا نقاط قوتشان را بزرگنمایی کنند.
- همکاران هم ردیف: اگر بتوانید اطمینان حاصل کنید که کارمندان نظرات خود را بی‌طرفانه ارائه می‌دهند، می‌توان گفت که همکاران هم ردیف بهتر از هرکسی می‌دانند که هر یک چگونه مسئولیت‌هایشان را انجام داده‌اند.
- سرپرستان: چرا که این افراد ارتباط نزدیکی با زیردستان خود دارند و به خوبی می‌توانند عملکرد آنها را بسنجند.
سامانه ارزیابی عملکرد کارکنان در ایران چطور عمل می‌کند؟
متاسفانه بسیاری از مدیران منابع انسانی، توجه چندانی به ارزیابی و بهبود وضعیت نیروی انسانی سازمان خود ندارند. البته مدیرانی که از فواید این کار ارزشمند بی اطلاع باشند حق دارند که آن را اتلاف وقت تلقی کنند. اما سازمان‌هایی که یک سیستم ارزیابی عملکرد صحیح را اجرا کردند از اینکه منجر به رفع بسیاری از مشکلات سازمانی شان شده است، خبر داده‌اند. چرا که به استعدادها، مهارت‌ها و ظرفیت‌های شغلی کارمندان پی برده و با علم به نقاط ضعف و قوت نیروها و سازمان، فرآیند تعیین و تقسیم کار و تفویض اختیار را انجام داده‌اند.
سایت تست‌پرو یکی از سامانه‌هایی است که می‌توانید پیش از گزینش افراد در هر عنوان شغلی و توسط آزمون‌های مختلف شخصیت‌شناسی، عمومی و تخصصی، مهارت کارجویان موردنظرتان را بسنجید و براساس گزارش‌های کامل و مستدل اقدام به استخدام آنها کنید.
