اگر برای تدوین بهترین استراتژی جبران خدمات کارکنان آماده هستید، این مقاله را از دست ندهید
این استراتژی در واقع یک چارچوب برای پیاده سازی و توسعه سیاست ها، اقدامات و فرآیندهای جبران خدمات به وجود می آورد. استراتژی های جبران خدمات متنوع اند و به همین دلیل نیز ساختار استراتژی جبران خدماتی که سازمان های مختلف استفاده می کنند با هم تفاوت های عمده دارند.
اگر قصد تدوین یک استراتژی جبران خدمات برای سازمان خود را دارید، در نظر داشته باشید که در ابتدا باید سیستم جبران خدمات فعلی در سازمان را بررسی کنید و سپس اقدام به تعریف آینده مطلوب و توسعه اقدامات لازم برای پر کردن شکاف میان وضع موجود و وضع مطلوب را در دستور کار قرار دهید.
اگر حفظ استعدادهای برتر سازمان برای تان اهمیت دارد از وجود یک طرح جبران خدمات رقابتی غافل نشوید. چهار شکل جبران خدمات مستقیم عبارتند از حقوق ماهانه، حقوق ساعتی، کمیسیون و پاداش. علاوه بر جبران خدمات مستقیم، جبران خدمات غیرمستقیم که مواردی مثل مزایا و پاداشهای مبتنی بر سهام را شامل میشود نیز مد نظر داشته باشید چرا که می‌توانند بخش مهمی از تمایز طرح جبران خدمات شما باشد.
گام به گام با تدوین یک استراتژی جبران خدمات کارکنان سازمان
- تحلیل وضعیت سیستم جبران خدمات کنونی – این امر می تواند تحت سرفصل استراتژی کنونی جبران خدمات و عناصر متفاوت مالی و غیرمالی آن در نظر گرفته شود. چنین تحلیلی باید با همراهی ذی نفعانی چون مدیریت ارشد، مدیران عملیاتی و کارکنان انجام شود.
- تحلیل محیط بیرونی- از دیدگاه اولریچ (۱۹۹۸) آنچه که در درون سازمان رخ می دهد باید با آنچه که در بیرون اتفاق می افتد، مرتبط شود. ویژگی اصلی محیط بیرونی که بر استراتژی جبران خدمات تأثیر می گذارد، فشارهای رقابتی، جهانی شدن، تغییرات دموگرافیکی و استخدامی، تغییرات قانونی و سطوح و رویه های پرداخت در محیط بازار است.
- تشخیص- تشخیص به دنبال تحلیل مطرح می شود. این دو فرایند گاهی به جای یکدیگر به کار گرفته می شوند. تحلیل با چیستی آنچه که رخ میدهد سر و کار دارد در حالی که تشخیص با پیدا کردن چرایی آنچه اتفاق می افتد مرتبط است. این دو فرایند با هم مرتبط و در عین حال از هم متمایزند.
- تدوین اصول راهنما- جبران خدمات استراتژیک مبتنی بر یک سری باورها و اصول مشخص است که رویکرد سازمان نسبت به جبران خدمات را تعریف کرده، مبنایی برای سیاست های پرداخت فراهم می آورند. این اصول باید متأثر از باورهای سازمان در خصوص برابری، عدالت، سازگاری و شفافیت و به طور کلی همسو با ارزش های سازمان باشند. این اصول به شرح ذیل است:
- یک رویکرد جامع اتخاذ کنید که نشان دهد هیچ اقدامی بدون در نظر گرفتن ارتباط آن با سایر جنبه های مدیریت منابع انسانی انجام نخواهد شد.
- برای مدیران اختیار و مهارت های مورد نیاز را در جهت استفاده از پاداش ها برای تحقق اهداف فراهم سازید و اطمینان حاصل کنید که برای به کار گیری چنین مهارت هایی به آنان آموزشهای کافی ارائه شود.
- استراتژی های جبران خدمات باید با استراتژی های منابع انسانی، کسب و کار و فرهنگ سازمان همسو باشند.
- اطمینان حاصل کنید که فرایندهای پاداش شفاف اند و با کارکنان به عنوان افراد ذی نفع برخورد می شود.
- کارکنان را بر اساس شایستگی و سهمی که در کار ایفا می کنند ارزش گذاری کنید.
- در اعمال سیاست های جبران خدمات به عدالت، برابری و سازگاری توجه کنید.
- سیاست ها و اقدامات جبران خدمات بیانگر ارزش های سازمان باشند.
- اتخاذ رویکرد مناسب جبران خدمات- به این منظو لازم است موارد زیر رعایت شوند:
- مدیران ارشد قانع شوند که اتخاذ رویکرد استراتژیک جبران خدمات می تواند سازمان را به شکلهای مختلفی منتفع کند و در مواردی مانند جذب، نگهداری، انگیزش، تعهد و مشارکت و مدیریت استعدادها مؤثر واقع شود.
- جزئیات استراتژی پیشنهادی جبران خدمات را در اختیار کارکنان قرار دهید و با آنان در رابطه با شیوه عملکرد استراتژی جبران خدمات و مزایای حاصل از آن بحث کنید.
- وضعیت فعلی سیستم جبران خدمات را با توجه به هر کدام از عناصر بالا تحلیل و هر کجا که اقدامات بهبود لازم است، تصمیم گیری کنید.
- برای به کارگیری و پیاده سازی هر کدام از اقدامات جبران خدمات که مورد توافق کارکنان و مدیران است، برنامه ریزی کنید.
- عناصر جبران خدمات را بر اساس حقوق پایه، مزایا، یادگیری و توسعه و محیط کاری تعریف کنید.
- بر روند پیشرفت برنامه نظارت کنید و هرکجا لازم باشد اقدامات اصلاحی انجام دهید.
- شیوه توسعه و به کارگیری هر یک از عناصر مذکور در سازمان را تعیین کنید.
- همسویی با استراتژی کسب و کار- توسعه استراتژی جبران خدمات برای اطمینان یافتن از این امر است که میان استراتژی جبران خدمات و استراتژی کسب و کار همسویی وجود دارد که در این باره پیشتر توضیح داده شد.
- همسویی با روندهای بیرونی- در طراحی استراتژی جبران خدمات، باید روندهای بیرونی به ویژه آنهایی که با رقابت، جهانی شدن، قوانین استخدامی و نرخ های بازار مرتبط اند در نظر گرفته شوند.
- همسویی و ادغام با استراتژی منابع انسانی- همان همسویی افقی است که به ارتباط متقابل میان استراتژی جبران خدمات با استراتژی سایر حوزه های منابع انسانی باز میشود.
- تدوین استراتژی های جبران خدمات- لازم است که با توجه به نتایج حاصل از گامهای قبل، به ویژه گامهای تحلیل و تشخیص، نسبت به تدوین استراتژیهای جبران خدمات اقدام شود.
- اولویت بندی- اولویت بندی استراتژیهای جبران خدمات بر اساس ضرورت نیاز به آنها، منابع موجود و مزایای حاصل از آن امر بسیار مهمی است که باید مد نظر قرار گیرد.
- آماده سازی- لازم است برای آماده سازی سازمان متناسب با استراتژی که به این منظور طراحی شده است، برنامه ریزی شود.
- برنامه ریزی برای پروژه استقرار- استقرار استراتژی جبران خدمات اغلب پروژه پیچیده ای است که باید به درستی مدیریت شود زیرا تدوین یک استراتژی همواره ساده تر از پیاده سازی آن است.
- بازنگری و بهبود- همانند هر استراتژی در این زمینه لازم است نسبت به بازنگری و انجام اقدامات اصلاحی مورد نیاز آن توجه کافی شود.
ویژگی های یک سیستم جبران خدمات موثر
یک طرح جبران خدمات استراتژیک که بروز، منطقی و مبتنی با قوانین کار باشد، بایستی بخش‌های مهم کسب‌وکار شما را در بر گیرد، شامل:
- برنامه‌های استراتژیک
- بودجه‌بندی و اهداف تجاری
- چالش‌های رقابت در صنعت
- نیازهای عملیاتی
- استراتژیهای جامع پاداش‌دهی که به ماندگاری استعدادهای برتر شرکت کمک می‌کنند.
مراحل اصلاح یک برنامه جبران خدمت
اگر از یک برنامه جبران خدمت کارکنان بهره می برید از بررسی، اصلاح و به روز رسانی آن غافل نشوید. دلایل زیادی برای تنظیم یا بروزرسانی طرح جبران خدمات وجود دارد. ممکن است طرح منسوخ و بی‌کاربرد شود و یا تطابق خود را با قوانین جدید از دست بدهد. الزامات و اهداف مرتبط با استخدام و نگهداری کارکنان و استعدادها، دلایل دیگری برای بروز نگه داشتن طرح جبران خدمات هستند. در ادامه الگویی برای انجام این کار معرفی می کنیم.
۱– برنامه ریزی
۱‑۱ تدوین برنامه زیربنایی بهبود جبران خدمت و اهداف مورد نظر از برنامه به همراه توافق روی تاریخ و حدود بودجه
۱‑۲ مشخص کردن دایره تسری برنامه جبران خدمت و نیز افرادی که مشمول این برنامه نخواهند بود
۱‑۳ توسعه فلسفه جبران خدمت Pay Philosophy شامل اطلاعات حیاتی ذیل:
- موارد مهم و حیاتی از نظر شرکت که آمادگی اختصاص بودجه در این موارد وجود دارد
- مشخص کردن رقبا و مبنای مقایسه در بازار کار
- تعریف موقعیت مناسب و هدف در بین رقبا / بازار کار Lead / Lag
- نسبت و رویکرد شرکت در برابر حداقلهای قانونی به همراه موقعیتهایی که حرکت فراتر از قانون توصیه می شود
- عواملی که باید به طور مداوم پایش شده و روی وزن هر یک از آنها در پرداخت نهایی توافق شود
- اندازه و نسبت پرداخت نقدی و میزان مزایای غیر نقدی و عوامل غیر محسوس
- نرم افزارها و بسترهای تکنولوژی اطلاعات لازم
ملاحظاتی که در ارزیابی ها و اندازه گیری ها باید رعایت شود:
۱‑۴ صحه گذاری فلسفه جبران خدمت توسط مدیریت ارشد و هیأت مدیره
۱‑۵ سیاستگذاری تعامل با نهادهای قانونی و گروههای صنفی رسمی و غیررسمی
۲– طراحی سیستم جبران خدمت
- تعیین و پیشنهاد روش اجرایی و نظام جبران خدمت
- تشکیل ترکیب و حیطه عمل و سطح اختیارات کمیته جبران خدمت متشکل از مدیران ارشد شرکت
- تعیین بازه مورد نظر برای انعطاف مزدی و میزان دخالت متغیر عملکرد در پرداخت کارکنان Narrow / Broad Banding
- تصمیم گیری در خصوص گزینه های پاداشهای موردی و جایزه ای و سهم آنها در بسته جبران خدمت
۳– فراهم نمودن الزامات و زیرساختهای سیستم جبران خدمت
- تصریح در نحوه برآورد سطح عملکرد و میزان تأثیر سطوح مختلف عملکردی در پرداخت
- به روز نمودن شرح مشاغل و شناسنامه های شغلی و اخذ تاییدیه های لازم به عنوان مبنای اصل جبران خدمت
- تعیین مراجع تشخیص سطوح شایستگی برای تعیین موقعیت فرد در طیف پرداخت و میزان استحقاق افراد از بسته جبران خدمت
- ابزارها و زیرساختهای نرم افزاری برای راندن سیستم جبران خدمت به صورت یکپارچه
- برنامه ریزی آموزش افرادی که در راندن سیستم پس از استقرار نقش خواهند داشت
- اجرای مراحل مهم فرآیند مدیریت تغییر Change Management و برنامه اطلاع رسانی Communication Plan
۴– مقدمات اجرایی سیستم جبران خدمت
- آئین نامه ها و دستورالعملهای ارزیابی مشاغل بر مبنای ترکیب مسئولیتها و شرح مشاغل
- جستجو و بررسی اطلاعات موجود از بازار کار و بازخوردهای واصله از واحدها
- تعیین استراتژی ترمیم مزد و دوره زمانی (یکساله، دوساله و بالاتر) و برنامه اجرایی هر کدام
- پیشنهاد جدول مزد Pay Structure و تصویب در کمیته جبران خدمت/ مدیریت ارشد
- روش اجرایی محاسبه پرداخت و جبران خدمت و پیشنهاد بسته پیشنهادی بر اساس میزان استحقاق
- اخذ مصوبه های لازم از سطوح دارای اختیار سازمان
۵– اجرای سیستم جبران خدمت
- محاسبه بسته جبران خدمت هر فرد و برآورد بودجه نهایی و هزینه های جانبی
- تفاهم نهایی با نهادهای قانونی و نمایندگان ذینفعان برای دوره انتقالی به دور از ریسکهای عمده و اطمینان پیدا کردن از تصویب
- به روز نگهداری و پایش و ممیزی جبران خدمت
موانع ذهنی مدیران در پیاده سازی طرح جبران خدمت
اگر به عنوان مشاور یا نیرویی که قصد مطرح کردن یا پیاده سازی طرح جبران خدمات کارکنان در سازمان را دارد هستید، آماده ی رویارویی با این موارد باشید:
- در مورد سوالات و مسائلی که زیاد خواهد شد نگران هستند.
- فعالان منابع انسانی ممکن است دانش و منابع لازم را نداشته باشند.
- ممکن است موجب ایجاد مشکلاتی با اتحادیه ها شود.
- همه مشاغل ارزیابی شده اند ولی نمی تواننداطلاع رسانی شوند.
موانع محیطی احتمالی در پیاده سازی طرح جبران خدمت
در ایجاد چنین سیستمی مشکلاتی وجود دارد که به شرح زیر است:
- فقدان حمایت مدیران ارشد و منابع انسانی
- فقدان یک معیار مناسب و معتبر
- ارتباط محدود شده به یاداشت ها و ملاقات عمومی
- مدیریت پروژه ضعیف و ناکارآمد
معرفی منابعی برای توسعه طرح جبران خدمات
شرکت هایی مثل Culpepper and Associates Inc (ارزیابی‌های جبران خدمات) و PeopleFluent (مجموعه‌ی مدیریت استعداد) از نمونه های موفق برگزار کننده ی طرح های جبران خدمات هستند که می توانید از استراتژی های آنها برای طرح جبران خدمات سازمان خود ایده بگیرید.
سخن آخر
مدیران با تجربه، بهترین مزیت طرح‌های جبران خدمات را جذب و نگهداری افراد شاخص در شرکتشان می دانند. اطمینان حاصل کنید که وقت کافی برای توسعه طرح و انتقال موثر آن به همه اعضای تیم اختصاص می‌دهید. استراتژی جبران خدمات کارکنان را به این باور می رساند که عملکردشان دیده می شود و به رسمیت شناخته می شود. به این ترتیب یک فرهنگ قوی برای مشارکت کارکنان و کمک به یکدیگر در سازمان شکل خواهد گرفت. کارمندان برای کار کردن به انگیزه‌های مختلفی نیاز دارند که یکی از آنها جبران شدن کاری است که انجام می‌دهند. با دانستن این روش‌ها، لازم است برنامه‌ریزی مناسبی برای ایفای این روش‌ها در سازمان داشته باشید. از عوامل تاثیر گذار بر این برنامه ریزی استراتژیک می توان بودجه شرکت، میزان حقوق پرسنل و سیستم مدیریت عملکرد را نام برد.
