فرانسوی‌ها به کیف پول چرمی “بوژه” می‌گویند. در انگلیس هم به کیف پول چرمی که مخارج مورد نیاز پادشاه در آن نگهداری می‌شد، Budget می‌گفتند. با گذر زمان این واژه مفهوم دیگری پیدا کرد. عملیات برآورد کردن هزینه و درآمد در یک بازه زمانی را بودجه نامیدند که امروزه نیز این واژه همین معنی را دارد و دیگر در مورد کیف پول چرمی استفاده نمی‌شود. اما برنامه ریزی بودجه چیست؟ درست است که این واژه بیشتر در روزهای پایانی سال در خصوص بودجه‌بندی دولت از اخبار به گوشمان می‌رسد؛ اما این عملیات برای تمامی نهادهای جامعه از کوچکترین نهاد که خانواده باشد تا بزرگترین نهاد که دولت است، کاربرد دارد. حتی در برنامه‌ریزی‌های فردی سالیانه که انجام می‌دهیم نیز از آن استفاده می‌کنیم. بـودجه یک مفهوم در اقتصاد خرد است که برای شخص، خانواده، گروهی از افراد، کسب و کار، دولت، کشور و یا هر نهادی که کسب درآمد و هزینه دارد مهم است.
تهیه بودجه کار چه کسی است؟
تهیه بودجه یک کار گروهی است. تقریبا همه مدیران و مسئولین در تکمیل آن نقش دارند. وظیفه هدایت و هماهنگی بین مسئولین تهیه بودجه را ” کمیته بودجه ” به کمک “دایره بودجه وگزارشات” به عهده می‌گیرد. در ادامه مقاله می‌توانید وظایف کلی کمیته بودجه را که به صورت تیتروار گردآوری کرده‌ایم ببینید.
- تنظیم برنامه چگونگی تهیه بودجه
- ایجاد هماهنگی و پیشبرد برنامه‌های تهیه بودجه
- بررسی برنامه‌های تنظیمی توسط واحدها جهت حصول اطمینان از قرار داشتن آنها در چارچوب سیاست‌ها و برنامه‌های کلی تعیین شده توسط مدیریت
- بررسی، تعدیل و تصویب بودجه‌های تنظیمی جهت ارائه به مدیریت به منظور تصویب نهایی آنها
اعضای کمیته بودجه از میان چه کسانی انتخاب می‌شوند؟
مدیرعامل، مدیران شرکت، رئیس دایره بودجه و گزارشات و نیز سایر افرادی که بر اساس تخصص و یا مسئولیت‌های آنان، می‌توانند عضو کمیته باشند. تهیه بودجه، مربوط به مسئولیت‌های مدیران است که جهت نیل به اهداف تعیین شده و مقایسه مستمر نتایج واقعی با برنامه‌های بودجه شده است. این کار در سنجش رسیدن به اهداف و یا ایجاد مبنا برای تجدید ارزیابی کمک کننده است. امروزه بودجه در سازمان‌های دولتی و خصوصی اهمیت زیادی دارد. چرا که با برنامه‌ریزی از هدر رفت منابع مالی به خوبی جلوگیری می‌کند. هم چنین وسیله ای برای سنجش عملکرد مدیران و میزان دستیابی به اهداف است. انواع بودجه‌هایی که امروزه در سازمان‌ها و نهادهای مختلف طراحی و پیگیری می‌شود:
- بودجه جامع
- بودجه عملیاتی و مالی
- بودجه نقدی
- بودجه هزینه‌های سرمایه ای
- بودجه ثابت
- بودجه انعطاف پذیر
در ادامه مقاله با هریک بیشتر آشنا خواهیم شد.
انواع بودجه ریزی
- بودجه جامع: به تمامی موارد مالی و غیر مالی سازمان در یک دوره مالی می‌پردازد.
- بودجه ریزی عملیاتی (بر مبنای عملکرد): بر اساس موارد از پیش تعیین شده که باید برای آنها هزینه شود نگارش می‌شود.
- بودجه نقدی: ورودی و خروجی وجه نقد را در یک بازه زمانی نشان می‌دهد.
- بودجه هزینه سرمایه‌ای: برای پروژه‌های سرمایه گذاری بلندمدت و معمولا برای دارایی‌های ثابت در نظر گرفته می‌شود.
- بودجه ثابت: براساس شرایط فروش و درآمد ثابت مانند رکود اقتصادی بسته می‌شود و در شرایطی که متغیرهای مختلف در حال نوسانات زیاد باشند، کارآمد نیست.
- بودجه انعطاف پذیر: برای تعیین این بودجه باید فاکتورهای مختلفی مانند دامنه نوسان هزینه‌های متغیر و ترکیبی از دیگر متغیرها را در نظر گرفت. با توجه به اینکه شرایط کسب و کارها به صورت مداوم در حال تغییر و غیر قابل پیش‌بینی است، بودجه انعطاف پذیر مناسب‌ترین گزینه برای کسب و کارها و سازمان‌های خصوصی می‌باشد.
تفسیر بودجه بندی چیست
در هر سازمان، اهداف و پیش‌فرض‌هایی توسط مدیریت تعیین می‌شوند. دایره بودجه و گزارشات باید بر مبنای این اهداف و پیش فرض‌ها، مقدمه‌ای بر بودجه با عنوان “تفسیر بودجه” تهیه کند و همراه صورت‌های بودجه، به منظور تصویب به مدیریت سازمان ارائه دهد. در این مقدمه، اهداف کوتاه مدت در چارچوب اهداف بلندمدت و پیش فرض‌ها تعیین می‌شود. پارامترهایی که باید در “تفسیر بودجه” قید شوند را با هم بررسی می‌کنیم:
- اهداف کوتاه‌مدت: تشریح پیش فرض‌ها و مفروضاتی که صورت‌های بودجه بر اساس آن تهیه می‌شود.
- تشریح محدودیت‌هایی که شرکت در دوره بودجه با آنها مواجه خواهد شد (به طور نمونه در مورد پروژه‌های در دست ساخت و زمان‌های تعیین شده بابت انجام آنها و خسارت‌های ناشی از تاخیر زمانی انجام پروژه‌ها)
- امکانات و محدودیت‌های کلیدی در دوره بودجه: تشریح امکانات مناسب (با توجه به پروژه‌های در دست اجرا و زمان اتمام آنها و پیش‌بینی فروش آنها) و همچنین مواردی که شرکت امتیازات خاصی نسبت به سایر شرکت‌ها دارد و چگونگی نحوه استفاده از آنها. (مثلا نیروی انسانی متخصص و با تجربه)
- تشریح مواردی که شرکت در آنها نسبت به سایر رقبا دارای نقاط ضعف است و نیز چگونگی نحوه فائق آمدن بر آنها. (مانند واحدهایی که پیش‌بینی شده به فروش برسند، در عمل با محدودیت فروش مواجه شوند)
- تفسیر تفصیلی: حسب مورد و اهمیت ارقام، بودجه بصورت تفصیلی مورد تجزیه و تحلیل قرار گرفته و به تفسیر مغایرت‌های عمده ارقام بودجه شده، با ارقام واقعی و پیش بینی سال جاری پرداخته می‌شود.
*لازم به ذکر است که با توجه به ماهیت فعالیت شرکت، ضروریست برای کلیه پروژه‌های شرکت بودجه جداگانه تهیه و تصویب شود.
هدف از تهیه بودجه و سیستم کنترل برنامه ریزی بودجه چیست
الف) تهیه و تنظیم جزئیات برنامه عملیات در قالب اعداد برای یک دوره زمانی معین در آینده.
ب) هماهنگ کردن فعالیت کلیه قسمت‌ها برای تحقق بخشیدن به اهداف شرکت بنحوی بهره ورکه حداکثر بازدهی با حداقل منابع حاصل گردد. در سیستم کنترل بودجه با ایجاد استاندارد، مسئولیت‌ها در خصوص هرگونه مغایرتی از برنامه‌های از پیش تعیین شده مشخص می‌شود. هم چنین اطلاعات جهت اقدامات لازم برای اصلاح مغایرت‌ها جمع آوری می‌شود.
فواید بودجه‌ریزی برای سازمان‌ها
در بودجه‌ریزی فعالیت‌های مستقیم و غیرمستقیم مورد نیاز در برنامه و تخمین دقیق از فعالیت‌ها صورت می‌گیرد. در نتیجه، تصمیم‌گیری‌ها و برنامه‌ریزی‌های سازمانی، با حفظ اولویت و با تخصیص منابع متناسب با جایگاه خود در اجزای بودجه و منابع متناظر با آن صورت خواهد گرفت که احتمال خطا در آنها به میزان قابل توجهی کاهش پیدا می‌کند. بودجه‌ریزی می‌تواند تاثیرات مثبت عمیقی بر بهره‌وری سازمان داشته باشد. اگر یک سیستم کنترل بودجه موفق در سازمان ایجاد کرده باشیم، این مزایا را برای ما به همراه خواهد داشت:
- تعیین منابع مالی مورد نیاز جهت اجرای برنامه‌های آتی و مشخص نمودن موثرترین و اقتصادی‌ترین روش جهت استفاده از سرمایه، نیروی انسانی و ماشین آلات
- تعیین معیارها و استانداردهایی برای سنجش کارایی، اثر بخشی و صرفه اقتصادی در رسیدن به اهداف تعیین شده
- امکان ارزیابی نتایج مالی طرح‌های آینده و ایجاد فرصت لازم برای اصلاحات مورد لزوم در برنامه‌های آینده
- امکان بررسی و مطالعه اهداف شرکت و طرح ریزی برنامه‌های آینده در قالب اطلاعات مالی
- کمک در تعیین مسئولیت‌های سازمانی برای رسیدن به اهداف آتی
- کمک در کنترل هزینه و جلوگیری از اتلاف منابع مالی و نیروی انسانی
- ایجاد هماهنگی و همکاری بین قسمت‌های مختلف شرکت
- ایجاد نوعی اعتماد و همین طور توانمندی سازمان برای بدست آوردن اهداف
- تثبیت کردن روش تصمیم گیری در سازمان ها
- جلوگیری از انحراف و اشتباهات یا به حداقل رساندن آنها که در صرفه جویی و نتایج بهتر سازمان تاثیر بسزایی دارد.
- در روند بودجه ریزی، مبنا بر پاسخ گویی و توضیح در مقابل استفاده از منابع می‌باشد. پاسخ گویی از انحرافات و اشتباهات احتمالی در سازمان جلو گیری می‌کند.
دستورالعمل‌های تهیه برنامه ریزی بودجه چیست
- منابع تهیه: منابعی که اطلاعات مربوط به هر صورت از آنها استخراج می‌شوند مثل گزارشات مدیریتی، بودجه سال جاری، محاسبات، برآوردها و… را قید کنید.
- توزیع نسخ: نام افراد یا واحدهایی که صورت‌های بودجه تکمیل شده را جهت اطلاع و تصمیم‌گیری یا برای استفاده‌های بعدی دریافت می‌کنند، مشخص کنید.
- کاربرد: اهداف و موارد استفاده هر یک از صورت‌های بودجه حتما قید شود.
- زمان تنظیم: دوره‌هایی که صورت‌های بودجه در آن دوره تهیه و تنظیم می‌شوند، مشخص کنید.
- مسئول تهیه: نام افراد یا واحدهایی که مسئول تهیه هر یک از صورت‌های بودجه هستند، را بنویسید.
- نحوه تنظیم و ثبت: عناوین مندرج، توضیحات مربوط به اقلام قابل درج (شامل نحوه محاسبه) و… در تهیه صورت‌های بودجه را تعریف کنید.
* نکته: کلیه صورت‌های بودجه‌ای باید شماره‌گذاری شده و بشکل منطقی قابل عطف و ربط باشند.
فرآیند بودجه ریزی
به طور خلاصه فرآیند بودجه‌ریزی شامل تهیه و تنظیم و پیشنهاد بودجه، تصویب بودجه، اجرای بودجه، نظارت و کنترل بودجه است. فرآیند انطباق هزینه‌ها با نتایج، امری است که در تمامی مراحل بودجه‌ریزی در دستور کار افراد و مدیران مالی یک مجموعه قرار دارد. این فرآیند معمولا متشکل از مراحل زیر است:
- پایه‌گذاری اهداف بودجه: اهداف سازمان پیش از اقدام به بودجه بندی جامع باید مشخص شده باشند.
- تحلیل منابع در دسترس: تیم عهده‌دار وظیفه بودجه‌ریزی، باید مبتنی بر واقعیات اقتصادی محل سرمایه‌گذاری (به عنوان مثال ایران) و ظرفیت‌های سازمان خود برای جذب منابع، تحلیل ارائه دهد.
- مذاکره به منظور برآورد اجزای بودجه: مرحله برنامه‌ریزی، همواره با نگرانی در مورد مجموعه ای از نوسانات اقتصادی و مالی روبرو هستیم. برای هر یک باید اعداد و ارقامی در بودجه تخمین زده شود. ضمناً جایگاه هر یک از اجزا در بودجه‌ریزی بای متناسب با اولویت‌های سازمان باشد. ممکن است در گذر زمان و با تغییر شرایط ناگزیر از اصلاحاتی جرئی باشیم. بنابراین در یک بودجه‌ریزی منسجم باید نسبت به تغییرات احتمالی پیش بینی‌هایی صورت بگیرد.
- هماهنگی و بررسی اجزای بودجه: با تخمین اجزای بودجه و قرارگیری هر بخش در محل درست خود در نظام بودجه، به پیش‌نویس اولیه‌ای از برنامه‌ها و هزینه‌های آینده سازمان برسید.
- تصویب نهایی بودجه: این کار با حضور تمامی ذی‌نفعان و تصمیم‌گیران ارشد سازمان و همچنین مهره‌های کلیدی اجرای برنامه‌ها تصویب صورت گرفته و برای اجرا آماده شود.
در سازمان‌های دولتی پس از بودجه‌ریزی، کمیته بودجه تشکیل می‌شود. این کمیته مقادیر مشخص شده در بودجه را کنترل می‌کند. راهنمایی کردن درباره رفع مشکلات احتمالی به ویژه اطلاعات مالی از وظایف این کمیته است. موفقیت در این کار منوط به همکاری همه سطوح سازمانی است. پس از تهیه یک بودجه جامع، نوبت به اجرا و نظارت دقیق بر آن می رسد. کمیته بودجه در دوره مالی مختلف، میزان تحقق اهداف بودجه را می‌سنجد و در صورت وجود انحراف، موضوع را پیگیری و برای رفع آن تلاش می‌کند.
انواع بودجه ریزی
سازمان‌های مختلف، بودجه‌ریزی را به روش‌های مختلفی انجام می‌دهند. هر کدام از این روش‌ها برگرفته از یک تکنیک تهیه و تنظیم بودجه است. هر تکنیک بر اساس اهداف و انتظارات مدنظر بیان شده است. در ادامه مقاله با انواع بودجه‌ریزی آشنا می‌شوید.
۱. بودجه‌ریزی متداول
اهداف تنها بر مبنای ابزار مالی و حسابداری دریافت‌ها‌ست. اعتبارات هر سازمان به تفکیک فصول و نیز موارد هزینه مشخص می‌شوند و در مورد چگونگی هزینه‌ها هم برنامه دارند ولی این که این هزینه‌ها برای رسیدن به کدام هدف و یا اجرای کدام برنامه است مشخص نمی‌گردد. به عبارتی ارقام در برنامه بودجه مشخص شده‌اند ولی این که در قبال پول یا هزینه ای که صرف می‌شود چه نتیجه ای باید بدست بیاید، برنامه مشخصی وجود ندارد. در واقع بین شفافیت بودجه صرف شده و نتایج بدست آمده ارتباطی نیست. از نقاط ضعف این مدل از بودجه‌ریزی می‌شود به این مورد اشاره کرد:
- هیچ گونه ملاک برای تخمین زدن هزینه در دسترس نیست مگر پرداختی‌های سال‌های گذشته
- چانه زنی‌ها بر روی افزایش دادن اعتبارات است نه عملکرد
- تمام برنامه و فصول بودجه به شکل کلی ارائه می‌شود.
- نظارت موثری بین هزینه‌های صرف شده و نتایج به دست آمده نیست.
- در موارد زیادی منابع صرف شده خارج از هدف‌های اصلی هزینه می‌شوند.
- مقدار کالا و خدمات تولید شده هیچ تناسبی با میزان انرژی و هزینه صرف شده ندارند.
۲. بودجه‌ریزی افزایشی
بودجه‌ریزی افزایشی یا (incremental budgeting) از برنامه بودجه حاضر به عنوان برنامه پایه استفاده می‌کند. از نکات مثبت این نوع بودجه‌ریزی سادگی، هماهنگی و ثبات عملیاتی آن است. همچنین ثبات تامین بودجه به این صورت که با گذشت زمان قرار نیست بودجه برنامه‌ریزی شده تغییر کند یکی دیگر از نکات مثبت این نوع بودجه‌ریزی است. در این مدل از بودجه‌ریزی بخش‌های مختلف در نظر گرفته می‌شود و بخش های مختلف سازمان نیاز به رقابت برای به دست آوردن بودجه بیشتر احساس نمی‌کنند. معایب بودجه‌ریزی افزایشی شامل موارد زیر است:
- نداشتن تمایل سازمان‌ها برای نوآوری و خلاقیت در روند کار و فعالیت خود
- افزایش چشم گیر هزینه‌های غیر ضروری
- نادیده گرفتن تغییرات و عوامل خارجی
- نداشتن انگیزه برای بررسی جامع
۳. بودجه‌ریزی برنامه‌ای
عملیات سازمان به صورت یک برنامه کار تنظیم خواهد شد. بر چگونگی وظایف و عملیاتی شدن برنامه‌ها تاکید می‌شود و قوانین را مشخص می‌کنند. در این برنامه بودجه‌ریزی بر اساس وظایف و فعالیت‌های سازمان‌ها نشان داده می‌شود. در بودجه‌ریزی برنامه ای مثل بودجه‌ریزی سنتی بر دسته بندی اعتبارات بر حسب فصول و مواد هزینه تاکید می شود با این تفاوت که در بودجه‌ریزی سنتی همه اعتبارات سازمان به طور کلی در فصول و مواد مختلف پیش بینی می‌شوند، ولی در بودجه‌ریزی برنامه‌ای اعتبارات هر یک از برنامه‌ها و فعالیت‌های سازمان‌ها در فصول و مواد هزینه پیش‌بینی می‌شود.
۴. بودجه‌ریزی بر مبنای صفر
هزینه‌ها محاسبه و برنامه‌ریزی می‌شوند. بابت تمام هزینه‌هایی که قرار است صورت بگیرد باید طرح توجیه منطقی وجود داشته باشد. در این نمونه از بودجه‌ریزی اولویت‌های بودجه مشخص می‌شوند. این موضوع در عملکرد و بهره وری سازمان تاثیر مثبت دارد. بودجه‌ریزی بر مبنای صفر نمونه ای پیشرفته از برنامه‌ریزی و طرح‌ریزی در بودجه را نشان می‌دهد. این مدل از بودجه‌ریزی نشان می‌دهد که با یک مدیریت مدبرانه و برنامه ریزی موثر می‌توان حجم بودجه مورد نیاز را به میزان قابل توجهی پایین آورد.
۵. بودجه‌ریزی عملیاتی
این روش اجرای طرح‌ها و برنامه‌های سازمان را از دیدگاه هزینه و فایده تجزیه و تحلیل می‌کند و با روش‌های اندازه گیری، قیمت تمام شده را بر اساس استانداردها مقایسه و تحلیل می‌کند. در واقع به عنوان یک نظام مدیریتی، استراتژی‌هایی برای ارتقای اثربخشی و کارآیی مصرف منابع سازمانی در راستای اهداف کوتاه مدت و نتایج آنها که همان اهداف بلند مدت هستند ارائه می‌دهد. البته در اینجا باید بین «کارایی» و «اثربخشی» تمایز قائل شویم زیرا «کارایی» به استفاده مفید از منابع می‌پردازد در حالی که «اثربخشی» به عملکرد و نتیجه مطلوب اشاره می‌کند.
در این بودجه‌ریزی بین تخصیص منابع و برنامه و نتایج رابطه مستقیمی برقرار است. این نوع بودجه‌ریزی کاملا هدفمند برنامه‌ریزی می‌شود. حدود فعالیت بودجه محدود و مشخص است ولی در مقابل حجم عملیات به روش علمی بررسی می‌شود. اولین بار این نوع بودجه‌ریزی در چارچوب اصلاحات بودجه‌ای پس از جنگ جهانی دوم در کشورهای صنعتی به کار گرفته شد، بودجه‌ریزی بر مبنای عملکرد در کشورهای پیشرفته مورد استقبال قرار گرفته است. البته نظام بودجه‌ریزی عملیاتی به شکل کنونی برای اولین بار به طور جدی در دهه 1950 میلادی و در ایالات متحده آمریکا مورد استفاده قرار گرفت. در ایران نیز مسئولین به بودجه‌ریزی عملیاتی توجه دارند و در تمامی سازمان‌ها به‌خصوص سازمان‌های دولتی و شهرداری‌ها به سرعت در حال گسترش است.
- فرزیب در کتاب «بودجه‌ریزی دولتی در ایران» می‌نویسد:
بودجه‌ریزی عملیاتی در واقع همان بودجه برنامه‌ای است که به نحو دقیق و روشن‌تری اجرای برنامه‌ها را از دیدگاه‌ها (فایده و هزینه) تجزیه و تحلیل می‌نماید و علل افزایش قیمت تمام شده واقف می‌گردد و در نهایت به مدیریت سازمان کمک می‌کند.
- تعریف صندوق بین‌المللی پول از بودجه‌ریزی عملیاتی:
بودجه‌ریزی عملیاتی،شامل روش‌ها و سازوكارهایی است كه ارتباط بين اعتبارات تخصيص يافته به دستگاه‌های اجرايی را از طريق به‌كارگيری اطلاعات عملكردی در تخصيص منابع با خروجی‌ها و پيامدهای آنها تقويت می‌سازد.
ویژگی کلیدی بودجه ریزی بر مبنای عملکرد چیست؟
ویژگی کلیدی بودجه ریزی بر مبنای عملکرد این است که اهداف نظام مدیریت بودجه با پاسخگویی مناسب تلفیق شده است. یعنی عملکرد خوب تشویق و عملکرد نامطلوب تنبیه می‌شود. بدون شک موفقیت این نظام به جدی گرفته شدن آن توسط دستگاه‌های اجرایی بستگی دارد و برای دستیابی به این موفقیت سه چیز لازم است:
- شاخص‌های عملکرد مشخص شوند.
- دستگاه‌های اجرایی از استقلال بیشتر برخوردار شوند.
- عوامل انگیزشی و تنبیهی برای مدیران در نظر گرفته شود.
اصول بودجه‌ریزی بر مبنای عملکرد
- بازبینی برنامه‌های اجرایی
- تعیین شاخص عملکرد و اعداد و ارقام اهداف آن
- هزینه‌یابی برنامه‌ها
مفاهیم اصلی بودجه‌ریزی بر مبنای عملکرد
- ورودی‌ها: منابع تخصیص داده شده برای خروجی (محصول) و نتایج است که معمولا به صورت مبلغی از هزینه بیان می‌شود.
- خروجی‌ها یا همان محصولات (Outputs): کالا، محصول یا خدمت تولید شده که بر اساس فعالیت یا برنامه از پیش تعیین شده به دست آمده است.
- نتایج (Outcomes): نتیجه همان وضعیتی است که میزان موفقیت در دستیابی به اهداف برنامه از پیش تعیین شده را بیان می‌کند. شاخص نتایج می‌تواند نمایانگر کیفیت محصول یا خدمت ارائه شده و میزان رضایت مصرف کننده باشد که بر اساس درصد و میزان تحقق اندازه‌گیری می‌شود.
- کارایی و بهره‌وری (Efficiency and Productivity): این دو شاخص نسبت بین ورودی و نتیجه را بیان می‌کند؛ همان‌طور که پیش‌تر اشاره کردیم، کارایی و بهره وری با یکدیگر تفاوت دارند که این تفاوت در نحوه بیان نسبت‌ها کاملا حس می‌شود. «کارایی» به صورت نسبت ورودی به خروجی بر اساس تعداد کارکنان، بودجه یا زمان صرف شده تعریف می‌شود اما «بهره‌وری» نسبت میزان نتیجه به ورودی است که به ازای هر واحد ورودی بیان می‌شود.
تفاوت برنامه‌ریزی و بودجه‌ریزی
اگر به تعریف بودجه دقت کنیم، می‌بینیم که بودجه سرمایه یا پول در اختیار نیست بلکه بر برنامه تاکید دارد. بنابراین شاید در ظاهر این دو واژه با یکدیگر تفاوت داشته باشند اما همپوشانی زیادی با یکدیگر دارند و به همین دلیل نیز در اکثر مواقع به جای یکدیگر استفاده می‌شوند. برای مثال می‌دانیم که برنامه ریزی از انتخاب هدف حرف می‌زند اما بودجه‌ریزی از تخصیص منابع و یا اینکه برنامه ریزی می‌گوید کجاییم و قصد داریم به کجا برسیم اما در بودجه‌ریزی در مورد اینکه منابع را چگونه، طی چه زمانی، در چه زمینه‌هایی صرف کنیم حرف می‌زنیم. اما دقت کنید که همین مشخص کردن زمان و زمینه ی مصرف منابع، بخش مهمی از برنامه‌ریزی است. به همین دلیل است که گفتیم این دو واژه همپوشانی بالایی با یکدیگر دارند و شاید بتوان از آنها به جای یکدیگر استفاده کرد. در واقع شما برنامه‌ریزی می‌کنید، هدفگذاری می‌کنید و برای تحقق آن اهداف، بودجه‌ریزی انجام می‌دهید.
به بیان دیگر در فرآیند بودجه‌ریزی، تمامی فعالیت‌های مستقیم و غیرمستقیم مورد نیاز برنامه و همینطور تخمین دقیقی از فعالیت‌ها صورت می‌گیرد و برنامه همان تصمیماتی است که ما مشخص کنیم چه مقدار و میزان از منابع در اختیار را چگونه هزینه کنیم (که اشاره به همان مفهوم اختصاص دادن منابع که همان تعریف بودجه‌ریزی است، دارد). پس بودجه برنامه است و بودجه نویسی برنامه ریزی محسوب می‌شود.
