فناوری اطلاعات به عنوان یکی از فناوری های نوین بشری، از زمان ورود به جوامع، آن ها را دستخوش تغییرات شگرفی کرده است و در حال تاثیرگذاری بر روی تمام جنبه های مختلف زندگی اجتماعی، اقتصادی و سیاسی می باشد. با ورود تکنولوژی به سازمان ها، همه بخش های سازمان من جمله مدیریت منابع انسانی بشدت از آن اثر پذیرفتند. می توان گفت از مهمترین قسمت هایی که فناوری اطلاعات با ورود خود به سازمان در آن تحول ایجاد کرد منابع انسانی و عملکردهای مدیریت منابع انسانی می باشد.
تاریخچه پیدایش و تحول فناوری اطلاعات
- فناوری اطلاعات به معنای عام آن به عنوان مجموعه ای از ابزارها و سیستم ها جهت گردآوری، سازماندهی، ذخیره و نشر اطلاعات اعم از صوت، تصویر، متن یا عدد می باشد. سابقه این علم به 3500 سال قبل از میلاد مسیح بر می گردد. یعنی از زمان رم باستان که نامه ها را روی لوح گلی و به صورت تصویر می نوشتند و نامه بر در طی یک هفته تنها مقصد کوتاهی را طی می نمود تا هم اکنون که با استفاده از ابزارهای پیشرفته رایانه ای و سیستم های مجهز مخابراتی در کوتاه ترین زمان ممکن اطلاعات دلخواه در اختیار قرار می گیرد.
- در طی جنگ جهانی دوم چند سال پیش از دهه 1940، پس از آن که پیشرفت های عمده در فناوری الکترونیک رخ داد، تولید اولین کامپیوتر قابل برنامه ریزی و ترانزیستور که منشاء میکرو الکترونیک و هسته حقیقی انقلاب فناوری اطلاعات بود، در قرن بیستم صورت گرفت.
- “کاستلز” عقیده دارد که فقط در دهه 1970 بود که فناوری های جدید اطلاعاتی در یک سطح گسترده منتشر شدند. کاستلز می گوید: “بی گمان می توانیم بدون اغراق بگوییم که انقلاب فناوری اطلاعات به عنوان یک انقلاب در دهه 1970 متولد شد. به ویژه اگر پیدایش و رواج مهندسی ژنتیک به طور موازی و تقریباً در همان زمان و مکان را به آن اضافه کنیم. “
اثر فناوري اطلاعات و ارتباطات بر سازمان
در ابتدا به این نکته دقت داشته باشید که فناوری اطلاعات پیش از آن که يک سيستم سخت‌افزاري و یا مجموعه‌اي از الگوها باشد يک نظام فکري و فرهنگي است و می توانیم آن را فرهنگ توليد و نگهداری از اطلاعات بدانیم. از قسمت های مهم سازمان که تحت تاثیر این فناوری قرار خواهد گرفت، منابع انسانی سازمان می باشد. به طور طبیعی نحوه مدیریت بر نیروهایی که در محیط جدید یعنی محیطی که با فناوری اطلاعات عجین شدن است تحت الشعاع این فناوری قرار خواهد گرفت. در این راستا ضروری است نقش هایی را که فناوری اطلاعات می تواند برای مدیریت منابع انسانی ایفا کند را بررسی نموده و با استفاده از آن زمینه انجام هرچه بهتر وظایف را برای مدیر منابع انسانی فراهم نماییم. در غیر این صورت عملکرد منابع انسانی به ویژه از لحاظ دستیابی به اهداف سازمان ضعیف خواهد بود. در نتیجه برای انجام بهتر وظایف مدیریت منابع انسانی باید اولاً محیط جدید که تحت تاثیر فناوری اطلاعات می باشد را بشناسیم و ثانیاً بدانیم که در این محیط مدیر منابع انسانی چه وظایفی را باید انجام دهد.
برخی از مواردی که فناوری اطلاعات سبب تغییر فرآیندهای سازمان می شود عبارتند از:
- موجب سیستماتیک شدن و سرعت بالای فرآیندها می‌گردد.
- مشاغل مجازی و همکاری‌های راه دور را ممکن می‌سازد.
- تعاملات را افزایش داده و بازخورد فوری را ممکن می‌سازد.
- موجب ایجاد، توزیع، مدیریت مؤثر و هوشمندانه دانش می‌شود.
- محاسبات را در سطح وسیع و بدون خستگی انجام می‌دهد.
- اطلاعات را در سطوح مختلف سازمان به اشتراک می‌گذارد.
استفاده از اینترنت برای کارمندیابی
در سال 2000 در آمریکا، تحقیقاتی بر روی ۵۰۰ وب سایت مربوط به شرکتهای بین المللی که جزء سودآورترین شرکتها بودند صورت گرفت. یافته های مطالعه نشان داد که ۷۹ درصد این شرکت ها، به طور گسترده‌ای از اینترنت برای جستجوی کارکنان جدید استفاده می کردند. همچنین مقایسه داده‌های آماری موجودبرای سال های ۱۹۹۸تا ۲۰۰۰، نشان می داد که در سال ۱۹۹۸، ۲۹ درصد شرکت های مذکور از اینترنت به منظور کارمندیابی استفاده می کرده اند. مزایای اصلی استفاده از اینترنت در استخدام کارکنان جدید عبارتند از:
- در کاهش هزینه های استخدام نیروی جدید موثر عمل می کنند. (در مواردی چون: ذخیره کردن درخواست نامه ها، هزینه های پستی، هزینه‌های مربوط به پردازش داده ها و . . .
- به فرآیند استخدام سرعت می بخشند. طبق تحقیقات صورت گرفته، این دوره از زمانی که نیاز به کارمند جدید حس می شود تا زمانی که کارش را در سازمان شروع می‌کند، به کمتر از ۱۲ روز تقلیل می یابد.
- هم از لحاظ کمی و هم از لحاظ کیفی فرآیند جذب را ارتقا می دهد. انتشار درخواست نامه روی وب سایت، می‌‌تواند حتی کسانی را که به طور فعال در جستجوی یک استخدام جدید نیستند را به سوی شغل جذب کند.
- وب سایت های ثالث، علاوه بر این که “مکانی برای تبادل نیروی کار” هستند، مکانی برای ترتیب ملاقات های مرتبط نیز می باشند. هم چنین اغلب آن ها اخبار، شرایط جستجوی کار، اطلاعات شخصی جستجوگران کار و. . . را نیز منتشر می کنند. می توان گفت به عنوان یک مکانیسم جذب عمل کرده و شرکت ها را از این که فراخوان آن ها برای یافتن نیروی کار جدید دیده خواهد شد، مطمئن می کنند.
تغییر در سبک رهبری
استفاده از هر سبک رهبری دیگری غیر از سبک آمرانه، می تواند یک چالش بزرگ برای تمام مدیران باشد. به این دلیل که مدیر باید بر رهبری بر پایه مهارت و ویژگیهای شخصیتی افراد تکیه کند (و این سخت است). ازیک سو، تناقض بین این حقیقت که کار یک مدیر و نتایج حاصله به طور روزافزون به زیر دستانش بستگی دارد و از سوی دیگر میزان بسیار زیاد تعامل درونی کار (مدیریت پروژه با تیمی که از متخصصان مختلف و ماهر تشکیل شده اند) و همچنین قدرت آمرانه و نفود کمتر بر زیردستان به همراه قدرت برخواسته از موقعیت، می تواند دلسرد کننده باشد. بنابراین، شخصیت یک مدیر می تواند بهترین اهرم برای برانگیختن کارکنان برای دست یابی به اهداف مشترک سازمانی باشد. در ابتدا مدیر مجبور است به نحو شایسته ای کارکنان را برانگیزد، به طوری که آنها بی نیاز از نظارت، کارشان را انجام دهند. در ثانی او باید شرایط کاری مناسبی را فراهم کند و حامی متخصصان هر حوزه باشد، چرا که آنها هنوز شایستگی لازم را کسب نکرده اند.
می توان این پیش بینی را داشت که به مرور سلسه مراتب سازمانی از پایین به بالا باشد. به این معنی که کارکنان توانمند، ماهر و متخصص که در پایین هرم هستند به عنوان عوامل اساسی موفقیت شناخته شوند و در مقابل مدیران که به طور نمادین در راس هرم قرار دارند، به عنوان حامیان آنها در نظر گرفته شوند.
شکل گیری تفکر استانداردگرا
مجهزشدن به تفکر استانداردگرا را از شاخص های انسان توسعه یافته می دانند. وجود فنآوری اطلاعات کمک بزرگی در دست یابی به این امر است. فکر کردن و عمل کردن به شکل استاندارد، به شناخت پیدا کردن نیروی انسانی نسبت به توانمندی هایش کمک می کند. این شناخت راه را برای تشخیص میرهای انحرافی و سریعتر رسیدن به اهداف سازمان ساده تر می کند. زیربنای استاندارد عمل کردن وجود فنآوری اطلاعات پویایی است که به‌صورت دائم اطلاعات موردنیاز را برای استاندارد عمل کردن ارائه و از طریق بازخورد اطلاعاتی سطح استانداردگرایی ارتقا دهد.
آیا می توان فنآوری اطلاعات را در مدیریت زنجیره تامین بکار برد؟
پیاده سازی فناوري اطلاعات در فرآیند زنجیره تامین يکي از روش هايي است که شخصيت رقابتي متمايزي به شرکت ها می دهد. پذيرش فناوري اطلاعات و اجراي آن همکاري بين اعضا زنجيره تامين را از آسان تر، کاراتر و در نهایت بهره ورتر می کند. چرا که به انتقال و توزيع اطلاعات سرعت و دقت می بخشد.
تجارت الکترونیکی: اصطلاحی برای توصیف طیف گسترده ای از ابزارها و روش های مورد استفاده برای هدایت کسب و کار در محیط بدون کاغذ (کامپیوتری) است. از این رو تجارت الکترونیکی شامل تبادل الکترونیکی داده، پست الکترونیکی، انتقال الکترونیکی سرمایه، انتشار الکترونیکی، پردازش تصویر، تابلوهای اعلانات الکترونیکی، دیتابیس های مشترک و ضبط داده های مغناطیسی / نوری است. شرکت ها می توانند فرایند ارسال اسناد بین تامین کنندگان و مشتری ها را بصورت الکترونیکی و خودکار انجام دهند.
در ادامه در مورد بعضی سخت افزارها و نرم افزارها در مدیریت زنجیره تامین گفتگو خواهیم کرد:
- ابزارهای برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP): ابزارهای برنامه ریزی منابع سازمانی (Enterprise Resource Planning) به عنوان هسته ی زیر ساخت فناوری اطلاعات بسیاری از شرکت ها هستند. این سیستم، یک راه حل نرم افزاری است که تمام فعالیت‌های واحدهای مختلف سازمان را به طور یکپارچه تعریف می‌کند و فعالیت های دستی و کار مربوط به پردازش اطلاعات مالی، موجودی و سفارش مشتری را کاهش می دهد. همینطور که شرکت ها بیشتر در معرض محیط غیر قطعی قرار می گیرند، انتظارات مشتری هم افزایش می یابد. یک شرکت تنها می تواند در شرایطی خود را حفظ کند، که این واقعیت را بپذیرد که یکپارچگی زنجیره تأمین را باید فراتر از مرزهای خود گسترش دهد. سیستم ERP اکنون پایه بسیاری از زیرساخت های فناوری اطلاعات است. بعضی از ابزارهای ERP عبارتند از: Baan، SAP، PeopleSoft.
- اسکن بارکد: استفاده از اسکنر بارکد را در حساب های پرداخت بازار می بینیم. این کد نام محصول را همراه با سازنده آن مشخص می کند. بعضی از کاربردهای عملی اسکنر بارکد، موارد متحرک مانند عناصر در عملیات مونتاژ PC و ماشین ها در کارخانه های مونتاژ را ردیابی می کنند.
- انبار داده (Data Warehouse): انبار داده ها را می توان به عنوان یک فروشگاه که شامل تمام پایگاه های داده است، تعریف کرد. انبار داده، یک پایگاه داده متمرکز است که مستقل از پایگاه داده سیستم تولید یک شرکت بزرگ است. بسیاری از شرکت ها، چندین پایگاه داده را نگهداری می کنند. داده های موجود در انبارهای داده وابسته به زمان و به راحتی قابل دسترس هستند. داده های تاریخی نیز ممکن است در انبار داده جمع آوری شوند.
- تبادل الکترونیکی داده ها(Electronic Data Interchange): تبادل الکترونیکی داده ها، شامل تغییر اسناد تجاری در یک فرمت استاندارد از یک کامپیوتر به کامپیوتر دیگر است. این قابلیت و همچنین عمل تبادل اطلاعات بین دو شرکت، به صورت الکترونیکی به جای فرم سنتی مانند، ایمیل، پیک و فکس ارائه می دهند. از مزایای عمده تبادل الکترونیکی داده، پردازش فوری اطلاعات، بهبود خدمات مشتری، محدود کردن کار کاغذی، بهره وری بالا، ردیابی پیشرفته و سرعت بخشیدن، بهره وری هزینه، مزیت رقابتی، صورتحساب پیشرفته، استفاده از شرکای زنجیره تامین در تبادل الکترونیکی داده، می تواند باعث جلوگیری از تغییرات و اشتباهات در اطلاعات عرضه و تقاضا شود.
مزایای استفاده از فناوری اطلاعات در مدیریت زنجیره تأمین
- کاهش هزینه های حمل موجودی
- کاهش هزینه های سفارش
- کاهش هزینه های تولید
- کاهش هزینه های نگهداری سوابق
- کاهش هزینه های حمل و نقل
- کاهش سرمایه گذاری در تجهیزات
- فرایند های تولید انعطاف پذیر
- افزایش رضایت مشتری
سخن آخر
پيشرفت هاي گوناگون در توانمندي هاي فناوري اطلاعات، چهره صنعت را نسبت به دهه گذشته به سرعت متحول ساخته است. مطالعات نشان می دهد که فناوری اطلاعات مکانیسمی که برای به وجود آوردن روحیه پژوهشی در کارکنان مفید است، در اختیار سازمان ها قرار می دهد. برای انجام راهبردی پیاده سازی فناوری اطلاعات در سازمان توصیه می کنیم که اقدامات زیر را حتما و با دقت انجام دهید:
- تهیه چارچوب سازمانی مدیران
- هماهنگی استراتژی فناوری اطلاعات با هدفهای تجاری،
- شناخت ریسکها،
در انتها لازم به ذکر است که هرچند استفاده از تکنولوژی و فناوری اطلاعات به سازمان ها در پیشبرد اهدافشان بسیار کمک می کند اما به خاطر داشته باشید که نباید آن را تنها عامل تاثیر گذار در رسیدن به اهداف سازمانی، پیشرفت در بازار کار و یا مدیریت کارکنان در نظر بگیرید، بلکه استفاده از آن ها حتما باید بر پایه ی دانش مدیریت در سازمان انجام بگیرد.
