هنگامی که کیت مک فارلین پس از پنج سال کار خود را ترک کرد، از مصاحبه خروج خود برای اطلاع از دلیل واقعی استعفایش استفاده کرد. او می‌گوید: نماینده منابع انسانی ما این تصور را پیدا کرده بود که من در حال ترک آنها هستم، زیرا از رفت‌وآمد خسته شده بودم، اما چیزهای بیشتری وجود داشت. در طول سال‌ها بخش من و خود شرکت به حدی خراب شده بود که متوجه شدم دیگر نمی‌توانم در آنجا کار کنم. پس وقتی نماینده منابع انسانی با لبخند بزرگی روی صورت گفت: «شنیده‌ام که می‌روی چون کاری در نزدیکی خانه‌ات پیدا کردی»، نفس عمیقی کشیدم و سپس من حدود 20 دقیقه در مورد مشکلات شرکت، دپارتمانم، مدیریت، روحیه، نور اتاق و همه چیز صحبت کردم.
در حالی که مک فارلین، مانند بسیاری از کارمندان، از مصاحبه خروج برای بیان سال‌ها ناامیدی استفاده کرد، او می‌گوید: با این حرف به پایان رسیدم که امیدوارم صداقتم به تغییر برخی از شرایط کمک کند و شرکت بتواند به روزهای قبل بازگردد؛ به شرکت بزرگی که پنج سال قبل به آن پیوستم.
یک ماه بعد مک فارلین متوجه شد که چندین مدیر از جمله نماینده منابع انسانی شرکت را ترک کرده‌اند.
اطلاعات جمع‌آوری‌شده در مصاحبه خروج می‌تواند دیدگاه منحصربه‌فردی در مورد عملکرد و رضایت کارکنان به شرکت بدهد. افرادی که کسب‌وکارتان را ترک می‌کنند، در مورد تجربیات خود بدون ترس از عواقب آینده صادق هستند. علاوه‌براین، احتمالاً اخیراً مشغول جستجوی شغل و مصاحبه بوده‌اند و می‌توانند اطلاعات مفیدی را در مورد مقایسه شرکت با سایر کارفرمایان ارائه دهند.
اصولاً، مصاحبه خروج سه هدف دارد: یادگیری جایی که شرکت می‌تواند خود را بهبود بخشد، اطمینان حاصل شود که کارکنان احساس خوبی نسبت به خدمات خود می‌کنند و در برخی موارد، ترغیب کارمند به ماندن با شرایط جدید.
کشف اینکه چرا کارکنان باید بخش اساسی از برنامه‌ریزی استراتژیک یک شرکت باشد، فرصتی است که در مصاحبه خروج در اختیار منابع انسانی قرار می‌گیرد.
شیوه‌ها و سیاست‌های مصاحبه خروج به طور گسترده‌ای بر اساس اندازه شرکت و صنعت متفاوت است، اما متخصصان منابع انسانی حداقل بر روی سه نکته توافق دارند:
- شرکت باید یک سیاست رسمی در مورد مصاحبه خروج داشته باشد.
- مصاحبه خروج باید برای جدایی‌های داوطلبانه باشد، زیرا اخراج کارکنان، نیازمند رویکرد خاص و متفاوتی است.
- این مصاحبه‌ها باید در مورد همه اجرا شوند نه فقط کارکنان کلیدی یا باسابقه.
اما نظرات و باورها در مورد سؤالاتی مبنی بر اینکه آیا باید اجباری باشند، چه کسی باید آنها را انجام دهد و چقدر باید رسمی باشد، متفاوت است.
فرمت مصاحبه خروج باید به چه شکلی برگزار شود؟
مصاحبه خروج داوطلبانه یا اجباری؟
مصاحبه خروج باید یک انتظار پذیرفته شده از سوی کارمندان باشد اما اگر کارمندی امتناع کند، از نظر قانونی، کارفرماها نمی‌توانند مانع او شوند. برای تشویق بیشتر کارمندان به شرکت در مصاحبه خروج، کارفرمایان باید بر محرمانه بودن بحث‌ها تاکید کنند.
کارمندان گاهی از گفتن بیش از حد و احتمالاً بعضی موارد عصبی هستند. باید آنها را در آرامش، تشویق کنید که هرگونه رفتار مجرمانه، آزار جنسی، حوادث تبعیض‌آمیز یا سایر مسائل قانونی را گزارش کنند تا بتوانیم هم مشتریان و هم کارکنان خود را راضی نگه داریم.
مصاحبه خروج رسمی یا غیررسمی؟
مصاحبه خروج باید مکانیزمی برای جمع آوری اطلاعات باشد. درست زمانی که با یک نامزد مصاحبه می‌کنید، بهتر است فرآیندی ساختاریافته داشته باشید که به شما امکان می‌دهد اطلاعاتی را که می‌توان با هم مقایسه کرد، جمع‌آوری کرد.
درجه ساختار می‌تواند از یک مکالمه گاه‌به‌گاه همراه با یادداشت‌برداری تا لیست استاندارد شده از نکات صحبت تا یک پرسشنامه یا سایر ابزارهای نظرسنجی متغیر باشد. می‌توانید فرایند مصاحبه خروج را با نظرسنجی آغاز کنید، موضوعاتی مانند مزایا و حقوق، آموزش، جهت گیری، مسائل مدیریتی، محیط و فرهنگ، فرصت‌های رشد، راهنمایی و اثربخشی سیاست‌ها.
برخی توصیه می‌کنند که بخش منابع انسانی نوعی جلسه نهایی برای بازیابی اموال شرکت، بررسی لیست‌ها و غیره برگزار کند. اگر کارکنان می‌خواهند احساسات و پیشنهادات خود را در مورد چگونگی بهبود محیط کار به اشتراک بگذارند، مکان خوبی برای انجام آن خواهد بود.
دلایل خروج کارکنان از سازمان چه مواردی هستند؟
رایج ترین دلایل ترک شغل که در ارزیابی‌ها به دست آمده است، را می‌توان این موارد نام برد:
- فرصت‌های پیشرفت شغلی
- جبران خدمات بهتر
- تغییر شغل
- اخراج یا رها شدن
- مدیریت بد
- عدم تناسب با فرهنگ شرکت
چه کسی باید پرسشنامه خروج کارکنان را پر کند؟
مصاحبه‌های خروج ذاتاً می‌توانند بیش از حد تقابل‌آمیز یا بیش از حد آشکار باشند، بنابراین مصاحبه‌گر باید بسیار با تجربه و ماهر باشد تا به آرامی حقیقت کامل را بررسی کند زیرا گاهی کارمندان صرفا برای اینکه نمی‌خواهند حرف‌هایشان عواقبی برای خود یا سایر همکارانشان داشته باشد دلیلی را بیان می‌کنند که لزوما درست نیست و اگر مصاحبه گر در گوش دادن فعال آموزش ندیده باشد یا شدیداً همدل نباشد، احتمالاً زمانی که کارمند شروع به تخلیه خود می‌کند، احساس توهین به آنها دست می‌دهد. این شرایط می‌تواند یک برخورد بسیار احساسی باشد و مصاحبه‌کننده باید بتواند آن را به طرز ماهرانه‌ای مدیریت کند.
مصاحبه‌کننده لزوماً نباید یک متخصص منابع انسانی باشد. مدیر یا مربی بی‌طرفی که کارمند به او اعتماد دارد و مهارت‌های مصاحبه خوبی دارد، می‌تواند انتخاب درستی باشد. برون‌سپاری مصاحبه خروج به یک شخص ثالث مستقل نیز انتخاب خوبی است. تنها ضرر واقعی برای کارفرمایان ممکن است هزینه باشد و نمی‌توان عیب دیگری برای آن نام برد. در این حالت مصاحبه‌کننده برای این مکار آموزش دیده است و با جمع‌آوری داده‌های سیستماتیک می‌توانند کارکنان را مجاب به همکاری در عین صداقت کنند.
به اشتراک‌گذاری یافته‌های عوامل خروج کارکنان
نحوه گردآوری و به اشتراک گذاری اطلاعات به دست آمده از مصاحبه خروج توسط شرکت‌ها یک انتخاب منحصربه‌فرد است.
فاندربرگ می‌گوید: این اطلاعات بسیار ارزشمند است، باید در بررسی سالانه شرکت، برنامه‌ریزی استراتژیک، استراتژی‌های استخدام، برنامه‌های آموزشی، برنامه توسعه مدیریت و هر ابزاری که شرکت‌ها برای ارزیابی خود استفاده می‌کنند، گنجانده شود. او توصیه می‌کند که اطلاعات جمع‌آوری و تجزیه و تحلیل شود. نیازی به یک ابزار پیچیده نیست فقط باید بتوان آن را به طور منظم در اختیار مدیریت ارشد قرار داد.
اما اطلاعات جمع آوری شده در یک مصاحبه خروجی چقدر قابل اعتماد است؟ این جلسات می‌توانند بسیار پربار باشند. کارمندان از نظر احساسی روی تصمیمی که گرفته‌اند سرمایه‌گذاری می‌کنند و هرکسی به طور متفاوتی به این احساس واکنش نشان می‌دهد. هر مصاحبه ای خاص است!
طبق تحقیقاتی با تحلیل ارزش یک سال مصاحبه خروج از کارمندان دو سازمان بزرگ، یک بانک خرده‌فروشی و آژانس دولتی، سه تا شش ماه پس از خروج، حدود 70 درصد از مصاحبه‌شوندگان همان دلیل اصلی را برای ترک عنوان کردند که در مصاحبه خروجی خود ذکر کردند. وقتی از آنها خواسته شد سه دلیل اصلی را ذکر کنند، 90 درصد همپوشانی پیدا کرد.
این شواهد نسبتاً واضحی است که نشان می‌دهد ترک یک شرکت تجربه‌ای قدرتمند و به یاد ماندنی است و دلایل آن در طی یک دوره زمانی و حتی مدت‌ها پس از محو شدن احساسات، دست نخورده باقی می‌مانند. با این حال رضایت شغلی تنها یکی از عوامل ترک شغلی کارکنان است و نمی‌توان تنها بر این داده‌ها استدلال کرد.
منبع: SHRM
