پیشرفت تکنولوژی تمام جوانب زندگی انسان‌ها و بالتبع سازمان‌ها را تحت تاثیر قرار داده است. همانطور که زندگی در خانه‌های هوشمند برای انسان‌ها آرامش بیشتری به همراه می‌آورد، سازمان‌هایی که بر پایه فناوری ساختارشان را طراحی کرده باشند، وظایف خود را با آسودگی خیال بیشتری انجام می‌دهند. چرا که فناوری، مدیریت بسیاری کارها را به طور اتوماتیک برعهده گرفته است و خیال آسوده‌ای برای مدیران و نیروها از بسیاری جهات فراهم کرده است که منابع انسانی دیجیتال هم از آن مستثنی نیست.
مدیریت منابع انسانی در حفظ و نگهداری دقیق اطلاعات اهمیت بسیاری دارد مواردی مانند: اهمیت اطلاعات مربوط به تعداد روزهایی که هر نیرو به مرخصی رفته برای محاسبات پایان ماه یا پایان سال، یا حفظ قراردادها و تعهدات نیرو به سازمان یا برعکس. ساختار اطلاعات و فرایندهای کاری دیجیتال داشتن در تسهیل وظایف مدیریت منابع انسانی بسیار موثر است. برای این منظور مدیر باید علاوه بر دانش مدیریت منابع انسانی، به دستاوردهای تکنولوژی در این حوزه نیز تسلط کافی داشته باشد.
تحول دیجیتال در مدیریت منابع انسانی
حتی اگر با فرآیندهای سازمانتان راحت باشید، موج فراگیر استفاده از فناوری اطلاعات در سازمان‌های رقبا، شما را در جایگاه یک شرکت رشد نیافته قرار می‌دهد که به مرور با تبعات پیدا کردن چنین برندی در صنعت مواجه می‌شوید. تکنولوژی و فناوری‌های دیجیتال از مهمترین تحولات هر صنعتی هستند که به جرات می‌توان گفت میزان دوام سازمان در فضای رقابتی به عواملی چون میزان توجه به آن و باز کردن راهی برای ورود این تحول به سازمان، بستگی دارد. البته فراموش نکنیم که صرف ورود به سازمان کافی نیست و باید برای جا انداختن آن در سازمان هدف، رویکرد و برنامه داشت. در ادامه به مراحل آشناسازی سازمان با تحول دیجیتال در حوزه مدیریت منابع انسانی می‌پردازیم.
1. بررسی فرآیندهای موجود
به این معنی که بطور دقیق مشخص کنیم فرآیندهای مدیریت منابع انسانی در حال حاضر با چه ترتیبی و چگونه انجام می‌شوند. معمولا سازمان‌ها برای این مرحله bpms سازمان خود را با کمک متخصصان این حوزه طراحی می‌کنند.
2. تعیین شاخص‌های کلیدی عملکرد یا kpi
در مرحله قبل سازمان می‌خواست بداند که کجاست. در این مرحله سازمان باید مشخص کند که به کجا می‌خواهد برسد. در واقع سنجه‌هایی برای تحلیل میزان پیشبرد کار تعیین می‌شوند.
3. مشخص کردن اعضای تیم تحول
اینکه فقط یک نفر مسئول جا انداختن تحول در مدیریت منابع انسانی سازمان باشد کار واقع‌بینانه و درستی نیست چون بسته به اندازه شرکت به احتمال زیاد، کار با شکست مواجه خواهد شد. باید نیروهایی که درکی از فرآیندهای کسب و کار، منابع انسانی و تکنولوژی دارند عضو این تیم باشند.
4. کاهش مصرف کاغذ
شاید سازمان‌ها بنا به عادت بخواهند برخی کارهای خود را همچنان با کاغذبازی ادامه بدهند؛ اما باید بخاطر داشت که یکی از مهمترین دلایل استفاده از فناوری دیجیتال در سازمان، کمک‌های محیط زیستی است که در پی دارد. بناراین برای پیاده سازی تحول دیجیتال مخصوصا در قسمت مدیریت منابع انسانی باید تلاش کنید که خود را موظف به کاهش استفاده یا درخواست اسناد کاغذی کنید.
5. خودکارسازی فرآیندهای منابع انسانی
فناوری اطلاعات در این مورد با توانایی بالایی که در تحلیل و مدیریت داده‌ها دارد، به مدیران منابع انسانی کمک‌های بی‌نظیری می‌کند. مدیران سازمان با کمک تحولات دیجیتال می‌توانند شایسته‌ترین نیروها را از میان رزومه‌ها یا مصاحبه‌های فراوانی که داشته‌اند انتخاب کنند.
6. ارتباط واحد منابع انسانی با دیگر بخش‌های سازمان
تسهیل ارتباطات، مهمترین ویژگی تکنولوژی در جهان و البته در سازمان است. در واقع مدیریت دانش که می‌تواند به نوعی جعبه سیاه یا مزیت رقابتی سازمانی باشد، با کمک تحول دیجیتال در بخش مدیریت منابع انسانی می‌تواند صورت بگیرد. به این ترتیب که منابع انسانی می‌توانند یافته‌های خود را در سیستم‌های مربوط ثبت کنند و بخش‌های دیگر در صورت نیاز برای جلوگیری از تکرار اشتباهات قبلی و کاهش درصد خطا به آن دیتاها دسترسی پیدا کنند. البته این کار نیاز به فرهنگ‌سازی در سازمان دارد.
منابع انسانی هوشمند
بدون شک در هر سازمانی، توسعه منابع انسانی مهمترین عامل توسعه پایدار سازمانی است. چرا که عامل اصلی ایجاد دانش، انسان‌ها هستند. اگر منابع انسانی سازمان با هدف هوشمندی، آموزش ببینند و تربیت شوند، سازمان در بلند مدت به یک مزیت رقابتی منحصربفرد دست پیدا می‌کند.
تحول منابع انسانی
با اطمینان می‌توان گفت که انقلاب صنعتی چهارم، بر پایه هوش مصنوعی صورت گرفته است. اهمیت داده و اطلاعات در این روزگار بر کسی پوشیده نیست. می‌دانیم که علت ثروتمند شدن مالکان شبکه‌های اجتماعی، دسترسی بالایی است که به بیگ دیتاهای طبقه‌بندی شده از اقصی نقاط جهان دارند. ارزش منابع انسانی سازمان‌ها نیز براساس تجربه و میزان اطلاعاتی که در خصوص آن صنعت، شغل یا سازمان دارند تعیین می‌شود. ارزش این منابع انسانی به دانش ضمنی است که حین کار و تجربه کسب کرده‌اند. سازمان‌ها تلاش می‌کنند با استفاده از توانمندی‌های فناوری اطلاعات، این دانش ضمنی را به نحوی در سازمان ذخیره کنند و در موارد مورد نیاز اختیار دیگر نیروها و بخش‌ها قرار دهند. حتما دقت کرده‌اید که پس از مدتی رانندگی و در واقع بدلیل تمرین زیاد، بدن شما بطور اتوماتیک بسیاری از نکاتی که مربی به سختی برای شما انداخته بود را انجام‌می‌دهد. هدف از دیجیتالی کردن فرآیندها نیز همین است. اینکه تسک‌های روزانه، تا جایی که ممکن است به صورت اتوماتیک و با صرف کمترین انرژی ذهنی، جسمی و حتی مالی انجام بگیرد.
از طرفی این نکته نیز شایان ذکر است که وقتی منابع انسانی ببیند سازمان برای تجارب آنها ارزش قائل است، انگیزه بیشتری برای عمیق‌تر شدن در تخصص خود پیدا می‌کنند.
مراحل تحول دیجیتال منابع انسانی
امروزه با دیجیتالی شدن اقتصاد، سازمان‌ها به منظور بقا باید خود را با این روند همراه کنند. کسب‌وکارها طی 3 مرحله می‌توانند از سنتی بودن فرآیندها به سمت دیجیتالی کردن آنها حرکت کنند:
- تجربه دیجیتال در بدنه کسبوکار: به این معنی که برای کارهای ساده و روزمره صنعت یا سازمان از تکنولوژی استفاده شود.
- دیجیتالی شدن هسته کسبوکار: پس از مدتی که برای بدنه کار از تکنولوژی استفاده شد و منافع آن مشخص شد، سازمان به فکر ورود تکنولوژی به لایه‌های درونی‌تر خود می‌افتد یا بیان دیگر آمادگی پذیرش فناوری دیجیتال را برای لایه‌های درونی‌تر پیدا می‌کند.
- بازآفرینی ریشه کسبوکار یا همان تحول دیجیتال سازمان: صنعت یا سازمان برای باز تعریف فرآیندهای خود براساس تکنولوژی، احساس نیاز می‌کند و در این راستا گام برمی‌دارد.
آثار ناشی از اقتصاد دیجیتالی بر مدیریت منابع انسانی
برای بررسی این موضوع بیایید ابتدا به مفهوم اقتصاد دیجیتالی بپردازیم. همانطور که می‌دانید تعریف اقتصاد وابسته به دو موضوع عرضه و تقاضاست. در گذشته عرضه در مکان‌های فیزیکی صورت می‌گرفت و مشتری برای خرید کالا یا خدمت باید به محل عرضه آن کالا یا خدمت مراجعه می‌کرد. برای مدیریت چنین فضاهایی، مدیر باید به نکات خاصی توجه می‌کرد. برای مثال توجه به ساعت حضور و غیاب کارکنان، توجه به نحوه انجام فرآیندها توسط کارکنان، دقت کردن به چگونگی برخورد با مشتریان و … . اما امروزه محل برخورد عرضه و تقاضا با هم یا همان بازار صرفا مکان‌های فیزیکی نیستند. بزرگترین تجارت‌های این دوران مثل آمازون، ایربی‌اندبی یا دیجیکالا و اسنپ در ایران، هیچ یک مکانی برای عرضه کالا یا خدمات ندارند. بلکه با طراحی پلتفرم‌های دیجیتال امکان عرضه کالا و خدمات را برای دیگران فراهم کرده‌اند. بدون شک مدیریت این بنگاه‌های اقتصادی، از مدیریت سنتی و هم‌چنین مدیریت منابع انسانی آن بنگاه‌ها، متفاوت است. برای مثال در چنین سازمان‌هایی دستگاه ساعت‌زنی جایگاهی ندارد یا در مثالی دیگر نحوه عملکرد نیروها و نحوه برخوردشان با مشتریان از طریق سیستم‌های فناورانه به راحتی قابل ردیابی است.
تجربه دیجیتال کارکنان
مقوله تجربه کارمندان، از موضوعات مورد بحث در سازمان‌ها است؛ اینکه منابع انسانی چه احساسی از کار کردن در یک سازمان مشخص دارند، آیا همه آنچه که مدیریت می‌خواسته نیروها در مورد محیط کاری و شغل خود احساس کنند، اتفاق افتاده است؟
با ورود تکنولوژی به سازمان‌ها تجربه دیجیتال کارکنان از جدیدترین مباحثی است که متخصصان روانشناسی صنعتی و سازمانی با آن مواجه شده‌اند.
ریچارد برانسون مالک امپراطوری ویرجین می‌گوید
اگر شما در تعیین اولویت‌های سازمان، کارمندانتان را در درجه اول قرار دهید، مشتری‌ها در درجه دوم و سهامداران را در درجه سوم اولویت در نظر بگیرید، در نهایت سهامداران راضی، مشتری‌ها وفادار و کارکنان خوشحال خواهید داشت.
اما نکته بسیار مهم در این جا که حتما آن را شنیده‌اید. در مباحث مربوط به روابط انسانی می‌گویند در هر رابطه‌ای 6 نفر وجود دارند. به این شکل:”من، تو، درک تو از من، درک من از تو، درکی که من فکر می‌کنم تو از من داری، درکی که تو فکر می‌کنی من از تو دارم”. شاید پیچیده بنظر بیاید ولی بسیار جالب است و جالبتر اینکه این قضیه در ارتباط میان سازمان و نیروهایش نیز قابل تعریف است. به این شکل که ممکن است قصد مدیریت سازمان از دیجیتالی کردن فرآیندها، ساده ساختن کار برای نیروها باشد اما چون پیش از پیاده سازی فرآیندهای دیجیتال، این آماده سازی و آموزش برای نیروها انجام نشده، منابع انسانی ترجیح بدهد که کار را از طریق همان فرآیندهای سنتی پیش ببرد.
